{% extends 'base.html.twig' %}{% block content %}{% if id == 1 %} {% if 'commons.language.direction'|trans == 'rtl' %} <section id="blog" class="bg-white section-p-lg"> <div class="container wrapper-h-xs-lg"> <div class="row"> <div class="col-sm-12 col-xs-12-break wrapper-v-sm text-center"> <div class="logistics-icon"> <img src="/bundles/diwanyah/images/success1.png" alt=""> </div> <div class="blog-container"> <h1 class="p-all-0 m-all-0 text-center"><span> كيف تُدير مؤتمر من الألف إلى الياء </span></h1> <div class="wrapper-v-lg"> <p class="text-justify"> يقع العديد منا في أخطاء في أثناء إعداد الفاعليات و لا نتنبه لذلك إلا بعد فوات الأوان، بعد أن ينتهي المؤتمر أو الفاعلية و نخرج بالتوصيات و تحدث المفاجأة لاحقا أن كأن شيئا لم يكن و لا نجد التفاعل المرجو من المدعوين و المشاركين بعدها مما يُعد خسارة مادية على صاحب الفاعلية لذا فنجب أن نتنبه لبعض الأمور الهامة منذ البدء في الإعداد للفاعلية و حتى إنتهائها للوصول لأقصى إستفادة ممكنة منها .. و سنقوم بعرض ذلك في النقاط التالية على الترتيب: <br> 1. كتابة الأهداف و جدول المهام و الأعمال: حيث نحتاج الى تعريف واضح عن الأمور التي تأمل المؤسسة / الشركة من تحقيقها من الفاعلية لأن ذلك سيعمل على تشكيل بقية القرارات الخاصة بها كما يجب معرفة من نُريد أن نخاطب بهذه الرسالة قبل البدء في تنظيم أي فاعلية أخرى. <br> 2. الميزانية: و هي من الأمور الهامة حيث لا يمكن البدء و الإعداد لأي فاعلية بغير معرفة المبلغ المتوقع إنفاقه و تقسيمه على مراحل الفاعلية و من المهم جدا الإلتزام بالمبلغ الموضوع للفاعلية لتجنب وضع المؤسسة / الشركة في موقف حرج و من ثمّ لا قدر الله تفشل الفاعلية. <br> 3. تحضير قوائم المشاركين و المدعوين و التأكد من مناسبة عددهم للمكان المُقام فيه الفاعلية و كذلك الميزانية الخاصة بالفاعلية. <br> 4. إختيار المكان الملائم لإقامة الفاعلية و يجب وضع بعض الأمور في عين الإعتبار قبل إختيار المكان مثل: سهولة الوصول للمكان، وجود أماكن مخصصة لوقوف سيارات المشاركين، قربها من المطارات و القطارات و المواصلات العامة و الفنادق قدر المستطاع، ملائمة المكان لعدد المشاركين و المدعوين و كذلك من أجل راحة المدعوين و المشاركين و هو شيء هام جدا لا ينبغي إغفاله. <br> 5. إرسال الدعوات للمشاركين عن طريق البريد أو أي قنوات أخرى مثل البريد الإليكتروني، الموقع الإليكتروني أو تطبيق الجوال الخاص بالمؤتمر. <br> 6. التعاون مع موظفي المكان المُقام فيه الفاعلية حيث أنهم على دراية أكبر بما يصلح و ما لا يصلح من خلال المؤتمرات/ الفاعليات السابقة و المشابهة. <br> 7. الإهتمام بإعداد وسائل الإنتقال للمدعوين و المشاركين القادمين من أماكن بعيدة أو من خارج حدود المكان المقام فيه الفاعلية. <br> 8. إعداد قوائم الطعام و الشراب حيث أنه في الغالب ما تمتد الفاعليات لفترات طويلة يجب أن يتخللها فترات راحة و ترك الفرصة للمدعوين و المشاركين بتناول بعض المشروبات أو الوجبات الخفيفة لإستعادة نشاطهم و يجب أيضا الإنتباه لتنوع الأصناف حتى تلاقي مختلف الأذواق. <br> 9. الهدية الترحيبية و يجب إختيارها بعناية و وضعها في مكان جلوس كل مدعو و يجب أن تكون ذات قيمة عالية و ذلك كشكل من أشكال الترحيب و الشكر لهم على حضورهم. <br> 10. إختيار الأشخاص المشاركين الذين سيقوموا بإلقاء الخطابات بعناية و وضع جدول خاص بذلك فيه أسمائهم و الموضوع محل الخطاب و كذلك الوقت المخصص لكل مشارك و كذلك الوقت المناسب للإستراحات و الحرص على متابعة أن جميع المشاركين و المدعوين يحصلون على القسط المناسب للراحة. <br> 11. توجيه كلمة شُكر للمدعوين في نهاية الفاعلية و تمني للجميع التوفيق و التأكيد على الحرص على تنفيذ و متابعة التوصيات. <br> <br> <br> #تنظيم_فعالية_بإحترافية <br> #كيفية_تنظيم_فعالية </p> </div> </div> </div> </div> </div> </section> {% elseif 'commons.language.direction'|trans == 'ltr' %} <section id="blog" class="bg-white section-p-lg"> <div class="container wrapper-h-xs-lg"> <div class="row"> <div class="col-sm-12 col-xs-12-break wrapper-v-sm text-center"> <div class="logistics-icon"> <img src="/bundles/diwanyah/images/success1.png" alt=""> </div> <div class="blog-container"> <h1 class="p-all-0 m-all-0 text-center"> <span> Conference Planning Guide </span> </h1> <div class="wrapper-v-lg"> <p class="text-justify"> Organizing a conference from the ground up requires a tremendous amount of forethought and data gathering. The entire process can take a couple years depending on the size of the group, but it is conceivable to launch a successful conference in a single year if you can make swift decisions.<br><br> The reality of planning a conference is that, without any experience, you can lose a lot of time over-thinking each little detail while overlooking more important issues. To make the process simpler for first-timers, we have outlined the most important steps while providing you links to our more detailed walkthroughs on each particular subject. The result here is a conference planning guide that will help you begin with a solid template in place. <br><br> Craft a Vision of Your Conference Every event begins with a vision, but you’ll need to transform your vision into words and numbers in order to measure costs and make informed planning decisions. First, you need to start with the basics like who, what, when, where and why. <br><br> Creating a Business Plan Unless your conference is being funded by a grant or organization, you are going to need to map out where your money is coming from and what it is being used for. The first part of this equation, the revenue, should be calculated early in the planning process. Now, in order to put a price on a conference, you need to have an idea of what you plan to offer attendees. Your itinerary and speaker lineup will be the selling factor for potential registrants. <br><br> Comparing Venues and Services After you have a more specific idea about when your conference will take place and how many people you want to attend, you can then begin to shop for an appropriate venue. Keep in mind that your venue selection will also determine your catering and audio/visual costs. This is because most conference centers and event hotels require you to use their in-house services for any on-site events. Most conferences will need to provide some sort of overnight accommodations for guests traveling from outside the region. <br><br> Recruiting and Managing Registrants Even the most popular conferences must effectively market their event to fill every seat in the house. Attendance is the single most important factor to the success of your event. Good attendance numbers bring revenue and sponsorship opportunities. And the more people you have registered will create more demand for advertising and participation openings. Long story short, if you can draw a crowd then everything else will fall into place much easier. <br><br> Planning On-site Details Finally, after organizing and implementing the business elements of the conference, you can begin to think about the on-site details. This includes how attendees will navigate the conference, the general layout of each room, and the distribution of food and beverage. This is the part of planning a conference that most people associate with event planning. The best way to coordinate all of the details is to walk through your itinerary as your guests would. Picture how they will think and act at each point in the day to solve problems before they arise. <br><br> Exhibition Management Tips Conferences typically feature an exhibition area or convention floor where sponsors and vendors rent space to promote their products. This can be a very lucrative opportunity for your conference if you organize everything well. Keep in mind though that an exhibition area will require a significant commitment of both time and resources, so make sure you are prepared to manage the needs of multiple vendors before you commit to this format. </p> </div> </div> </div> </div> </div> </section> {% endif %}{% elseif id == 2 %} {% if 'commons.language.direction'|trans == 'rtl' %} <section id="blog" class="bg-white section-p-lg"> <div class="container wrapper-h-xs-lg"> <div class="row"> <div class="col-sm-12 col-xs-12-break wrapper-v-sm text-center"> <div class="logistics-icon"> <img src="/bundles/diwanyah/images/steps1.png" alt=""> </div> <div class="blog-container"> <h1 class="p-all-0 m-all-0 text-center"><span> لماذا يفشل البعض في تنظيم مؤتمراتهم </span></h1> <div class="wrapper-v-lg"> <p class="text-justify"> كثيرا ما نرسم لأنفسنا خطة لإنجاز عمل ما وندرسها ونوفر عناصر وجودها ونتوقّع النجاح الباهر، إلا أننا عند التنفيذ نجد أنفسنا قد كسبنا ما لم نحسب له حساب أحياناً في الربح وأحياناً في الخسارة والسبب في ذلك يعود إلى أننا أحياناً نعمل على توفير السببية التامة لإنجاح العمل من توفير المقتضيات وعناصر الوجود ونعمل على رفع موانعه فنحظى بالربح. وأحياناً نركّز على المقتضيات ونغفل عن الموانع أو نلتفت إلى بعض المقتضيات وبعض الموانع وننسى بعضها الآخر فتخرج النتائج غير مرضية. و هذا يتطلب منّا الكثير من الحرص و الحذر بالإضافة للصبر عند التخطيط لأي مؤتمر حتى نقوم بالإلمام بجميع جوانبها. و هناك فارق كبير بين الفشل و الإفشال.. فالفشل قد يرجع الى عدم توفر المقتضيات أو بعضها أو وجود موانع أو بعضها! أما الإفشال فيعود غالباً إلى الموانع وليس إلى المقتضيات، إذ قد تعمل الهيئة المعدة للمؤتمر على توفير كل عناصر الوجود، إلا أن عدم إشراك الآخرين أو عدم استشارتهم أو التنسيق معهم قد يقود البعض إلى اتخاذ موقف مضاد منه لسوء الظن أو لعدم القصور الإيجابي وضع مبدأ العراقيل في طريقه من أجل إفشاله أو يقود البعض الآخر إلى عدم التفاعل أو الاهتمام به بالقدر الكافي الذي يوفر أسباب النجاح وهذه مسألة عويصة يتعرض لها العاملون في الغالب لذلك ينبغي أن ندرس بشكل جيد الموانع والمعوقات لكي نضمن لأعمالنا ومؤتمراتنا النجاح المرضي. و للحصول على نتيجة مثمرة ينبغي الحرص على الآتي: <br> 1. الإدارة القوية: و هي شرط ضروري من شروط نجاح المؤتمرات و يشمل الجانب التنظيمي بشكل كبير سواء كان تحديد أوقات للمتحدثين و أوقات راحة للمدعوين و ترتيب الأولويات و تشجيع المشاركين على الإدلاء بأرائهم و تدوين وقائع المؤتمرات حيث أنها خير وسيلة للحفظ و تضمن نجاح الخطوة التالية لها و هي الخروج بالتوصيات. <br> 2. التحضير المُسبق: و هي خطوة تتطلب بعض الجهد و لكن هل هناك نجاح بدون بذل؟ و عدم وجود هذا الركن الركين يؤدي حتماً الى فشل المؤتمر لأسباب عدة منها عدم قدرة المشاركين على إعداد أنفسهم للتحدث، عدم وجود جدول زمني ينظم أوقات تحدث كل مشارك و أوقات الراحة كما سينتهي الأمر بخيبة أمل المشاركين و عدم إحساسهم بجدوى المشاركة في المؤتمر و المؤتمرات القادمة لنفس الجهة الداعية. <br> 3. مكان المؤتمر: و ينبغي عدم إغفال دور المكان حيث أن بعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في إدامة الاجتماع أو المساهمة الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان الاجتماع مريحاً وجيداً.. <br> فان المكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد أرهقته الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة فإذا شارك في اجتماعات مكثّفة ومركّزة فان ذلك سيرهقه شــديداً فكرياً وجـــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته... فينبغي عدم إفغال هذه النقاط الأساسية عند الشروع في إقامة أي مؤتمر لضمان نجاحه و الخروج منه بتوصيات و نتائج مثمرة تفيد جميع الأطراف المشاركين. <br><br> #تنظيم_مؤتمرات <br> #تنظيم_مؤتمرات_إحترافية<br> #فعاليات<br> #تنظيم_فعاليات<br> #أقوى_نظام_عربي_لإدارة_المؤتمرات<br> #ديوانية </p> </div> </div> </div> </div> </div> </section> {% elseif 'commons.language.direction'|trans == 'ltr' %} <section id="blog" class="bg-white section-p-lg"> <div class="container wrapper-h-xs-lg"> <div class="row"> <div class="col-sm-12 col-xs-12-break wrapper-v-sm text-center"> <div class="logistics-icon"> <img src="/bundles/diwanyah/images/steps1.png" alt=""> </div> <div class="blog-container"> <h1 class="p-all-0 m-all-0 text-center"> <span> 5 Common Mistakes Event Managers Make </span> </h1> <div class="wrapper-v-lg"> <p class="text-justify"> The goal of every event manager, whether planning a small incentive gathering or large-scale conference, is to make sure things run smoothly. But with so many moving pieces, services, and people involved, mistakes can sometimes happen. <br><br> 1. The failure to properly allocate resources and skills <br> The success of your event lives or dies by this common mistake. If you don't have the right amount of wait staff or an employee at check-in that's not comfortable with talking with people, you've got big problems. <br> You can prevent any resources problem with one simple word: communication. As an event manager, you need to have the most up-to-date information on the number of attendees, schedules, menus, venue setup, and more. Establish a direct line of communication with your client from the start. Decide how you'll keep in touch -- email might work best for some, but other clients may prefer phone calls or in-person meetings -- and develop a timeline for checking in. <br> The skills issue can be solved with communication and career development. Have regular meetings with your employees to learn about their individual skillsets, strengths, weaknesses, and what additional training they might need. Know who your superstars are so you know who you can depend on in a crisis. Find out what additional skills your employees have that could be helpful. If you have someone on your team who is a musician in their free time, you can call on them to help if there's a problem with sound equipment. <br><br> 2. Neglecting to keep track of changes to the event that occur <br> If you're not aware of changes for an event, it could cause a domino effect that throws everything off track. Don't wait for the client or event decisionmakers to contact you. Get ahead of changes by scheduling regular meetings and phone calls, and establishing daily communication channels as you get closer to the event date so you can have the most current information to work with. <br><br> 3. Lack of experienced managers <br> Events can be stressful, especially for managers who don't have experience and aren't prepared to handle the pressure. Get your managers up to speed by having a good onboarding plan in place and lots of training materials. Create documents or videos that explain and list procedures. Or, if your business has the resources, enroll your new managers in local event training programs. Establish an open communication policy that makes managers feel comfortable coming to you with questions as they learn the ropes. <br>v 4. Failing to prepare for anything to go wrong <br> Something will go wrong. It might be something small or it could be something that causes a huge problem with your event. What matters is how you handle these landmines. Make sure to have a debrief with your team to communicate about what led to the mistake, and what you could do to prevent it next time. Keep a log of these events and create contingency plans for each scenario, so if it does happen again, you know exactly what to do. <br><br> 5. Not following standardized and efficient event management processes <br> The best way to be prepared for your events is to streamline the event management process so you're not starting completely from scratch each time. Create procedures, checklists, and timelines that are based on industry standards, but tweak them to fit the needs of your team and the clients you work with. This also helps prevent miscommunication and keeps everyone on the same page. </p> </div> </div> </div> </div> </div> </section> {% endif %}{% endif %}{% endblock %}